Apa Itu Inventory Control dan Apa Saja Manfaatnya?

 

 

Mengelola persediaan atau inventory control merupakan kegiatan yang tidak mudah dan selalu berubah. Kegiatan tersebut berada di antara permasalahan tingginya permintaan konsumen, tekanan untuk menurunkan biaya dan mempercepat proses supply chain.

Pengelolaan persediaan yang baik dapat berdampak pada kepuasan pelanggan dan profit perusahaan. Anda harus bisa mengoptimalkan level persediaan tetapi harus tetap mempertahankan fleksibilitas dan membuat prediksi persediaan yang akurat.

Di bawah ini akan dibahas mengenai pengertian inventory control, manfaat, metode beserta parameter yang menjadi perhitungannya.

Pengertian Inventory Control

Inventory control merupakan proses mengoptimalkan penyimpanan persediaan barang untuk memastikan bisnis memiliki level inventaris ideal yang diperlukan untuk memenuhi pesanan pelanggan tepat pada waktunya.

Persediaan adalah bahan dalam proses produksi dan barang jadi yang disesuaikan untuk memenuhi permintaan pelanggan setiap waktu yang disimpan dan dirawat sesuai aturan dalam suatu tempat persediaan yang bisa berupa gudang.

Persediaan yang disimpan selalu dalam keadaan siap pakai dan dicatat.

Tujuan dari pengelolaan persediaan ini agar perusahaan hanya menyimpan persediaan barang yang diperlukan tanpa menghabiskan banyak anggaran di awal atau mengorbankan kepuasan pelanggan.

Inventory control menjadi salah satu perhatian utama bagi bisnis yang memiliki persediaan barang yang banyak seperti distributor dan pengecer karena akan berdampak pada pelanggan dan keuntungan yang diperoleh.

Inventory Control dan Inventory Management

Walaupun namanya hampir mirip, inventory control merupakan salah satu bagian dari inventory management. Inventory control lebih fokus pada level operasi dan sangat berperan dalam manajemen gudang, dari scanning barang baru secara real time hingga menyiapkan unit untuk setting dan perakitan.

Inventory management adalah pengawasan inventaris mulai dari bahan mentah hingga persediaan barang. Ini mencakup pemesanan dan penyetokan ulang, pemilihan lokasi dan fasilitas yang strategis untuk menyimpan produk, perkiraan inventaris dan lain-lain.

Manfaat Inventory Control

Ketika Anda melakukan pengelolaan persediaan dengan benar, Anda dapat mengurangi biaya, meningkatkan sistem pergudangan dan membuat pelanggan senang.

Berikut ini beberapa manfaat inventory control yang dapat membantu bisnis Anda.

1. Menjaga Agar Perhitungan Akurat

Inventory control memberikan nilai yang akurat dari semua unit yang dimiliki perusahaan. Cara untuk melakukannya adalah dengan mengunakan barcode scanner pada barang baru dan setiap unit yang dipilih secara berurutan. Dengan cara ini level persediaan real time dapat dilaporkan kapan saja.

2. Membantu Membuat Keputusan

Pengelolaan persediaan lebih dari sekadar melacak persediaan. Ini juga memperhitungkan perputaran persediaan atau seberapa cepat persediaan dijual dan diganti dalam periode waktu tertentu.

Penjualan produk tidak pernah sama pada setiap periode, jadi Anda harus terus mengukur perubahan dari waktu ke waktu untuk menyesuaikan level dan jumlah persediaan yang harus Anda isi.

Inventory control membantu menghubungkan aktivitas di hulu pembelian dan manufaktur ke aktivitas hilir penjualan dan permintaan produk untuk mencegah kemacetan, mempercepat proses, mengidentifikasi barang yang bergerak lambat atau usang dan membantu mengevaluasi supplier.

3. Menghilangkan Write-off

Inventory control mempengaruhi akuntansi persediaan secara langsung, mengukur nilai persediaan fisik dan harga pokok penjualan dari waktu ke waktu.

Pengelolaan persediaan yang tepat bisa mencegah write-off untuk inventaris yang tidak lagi memiliki nilai dengan mengurangi pemborosan, memudahkan perhitungan nilai inventaris dan membantu profit dengan hanya memiliki inventaris yang dibutuhkan saja.

4. Pesanan Tercukupi

Inventory control bertujuan agar memiliki jumlah persediaan sedikit mungkin di gudang tetapi cukup untuk memenuhi permintaan.

Ini memperhitungkan persediaan aman karena perusahaan Anda pasti ingin memenuhi pesanan tepat waktu dan tidak ingin membuat pelanggan menunggu.

Metode Inventory Control

Inventory control sangat mempengaruhi proses keluar dan masuknya logistik, penjualan, operasional, kepuasan pelanggan dan profit yang Anda peroleh.

Memiliki sistem inventory control membantu menyempurnakan kegiatan operasional Anda dan memahami pattern terbaik untuk pesanan dan pembelian persediaan.

1. Tracking Inventory

Tracking inventory merupakan kegiatan pemantauan persediaan dan mengetahui di mana produk satuan disimpan di gudang.

Pelacakan ini harus dilakukan secara real time sehingga Anda tahu berapa banyak produk yang dapat dikirim jika ada pelanggan yang memesan barang sekarang, membuat keputusan cepat jika perlu mengirim unit ke tempat lain dan mengkomunikasikan penundaan jika barang habis.

2. Set Reorder Point

Set reorder point mengharuskan Anda memesan lebih banyak inventaris untuk mencegah kehabisan persediaan.

Ini dilakukan untuk setiap SKU (stock keeping unit) karena beberapa produk akan ada yang sangat laris dan ada juga yang jarang terjual.

Pemesanan ulang otomatis berarti lebih sedikit pemantauan manual dan pemesanan yang lebih tepat waktu.

3. Quality Control

Quality control membantu Anda memantau pesanan dari supplier, memantau setiap batch inventaris, membuat keputusan yang lebih baik terkait pesanan penjualan di waktu yang akan datang, membuat pelanggan senang serta memenuhi persyaratan dan peraturan yang menyangkut proses produksi atau penjualan.

Inventory control membantu quality control menjadi lebih mudah. Ketika Anda tahu persis berapa banyak dan di mana letak unit inventaris yang dimiliki, Anda akan cepat bertindak jika ada penarikan produk.

4. Menentukan Barang Persediaan

Bagi Anda pemilik bisnis musiman atau yang sudah beroperasi cukup lama, sebaiknya optimalkan inventaris karena kebutuhan inventaris Anda akan berubah sepanjang tahun.

Contohnya perusahaan fashion tidak akan menyediakan mantel musim hujan di musim kemarau karena hanya membuang anggaran, tetapi bisa memproduksi pakaian yang bisa dipakai dalam cuaca apapun seperti kaos atau jeans.

Barang yang tidak tersedia atau yang tidak dijual konsisten akan membutuhkan proses inventory control yang berbeda.

Tidak semua SKU yang sama dipesan dalam jumlah yang sama juga. Anda mungkin harus menghentikan SKU tertentu yang menghabiskan banyak anggaran dan menghasilkan pendapat yang paling sedikit.

5. Memberlakukan Zonasi

Untuk bisnis yang memiliki jumlah SKU tinggi dan katalog produk yang beragam, zonasi sangat penting untuk menjaga produk Anda tetap teratur dan mudah ditemukan.

Cara Anda menyimpan barang, layout gudang dan kedekatan barang tertentu akan mempengaruhi kegiatan operasional, daftar pengambilan dan produktivitas perusahaan.

Zonasi membantu ruang yang ditentukan untuk area tertentu seperti area yang memerlukan pendinginan, menyimpan bahan berbahaya, memisahkan produk yang sama berdasarkan batch number atau expired date atau sekadar menyimpan SKU yang sering dipesan.

6. Audit Teratur

Inventory control memberikan kemudahan untuk mengaudit inventaris dengan cara yang efisien, sehingga dapat menemukan potensi masalah lebih cepat atau bahkan sebelum masalah tersebut muncul.

Dengan ruang yang terorganisir dengan baik, pencatatan yang ketat dan aplikasi inventory management Anda bisa secara teratur melakukan audit dan mengotomatiskan level persediaan untuk inventory control yang lebih baik.

7. Parameter Inventory Control

Parameter yang digunakan dalam perhitungan inventory control harus diisi dengan data sebenarnya untuk memastikan kalau tidak ada penyimpangan dengan sistem inventory retailer yang berlaku.

Parameter yang digunakan dalam sistem inventory retailer antara lain jumlah toko, waktu mengirim barang ke toko, waktu mengirim barang ke gudang, kapasitas produksi, kapasitas gudang, kapasitas toko, kemungkinan pelanggan menunggu, biaya untuk pengiriman spesial, biaya penyimpanan gudang, biaya penyimpanan toko, permintaan rata-rata dan biaya kekurangan barang (shortage).

Inventory control merupakan proses mengoptimalkan penyimpanan persediaan barang untuk memastikan bisnis memiliki inventaris yang cukup untuk memenuhi pesanan pelanggan tepat pada waktunya.

Manfaat yang bisa dirasakan antara lain memiliki perhitungan persediaan yang akurat, membantu membuat keputusan, menghilangkan write-off dan pesanan pelanggan dapat terpenuhi.

Metode pengelolaan persediaan antara lain tracking inventory, set reorder point, quality control, menentukan persediaan barang yang diperlukan, memberlakukan zonasi dan melakukan audit secara teratur.

Untuk mengurangi risiko kerugian akibat salah pencatatan persediaan atau keuangan, Anda sebaiknya mengunakan software akuntansi dan manufaktur modern yang terintegrasi seperti JURNAL.

Software ERP yang sudah terintegrasi dengan fitur persediaan barang ini membantu Anda menghasilkan laporan inventaris, pelacakan otomatis dan mengidentifikasi unit yang mengalami peningkatan. Sistem ini membantu pengelolaan persediaan di setiap toko dan gudang.

Pencatatan persediaan barang dan laporan keuangan dengan metode manual akan memakan waktu dan energi yang bisa menghambat produktivitas dan efisiensi perusahaan Anda.

Laporan mutasi barang juga dapat digunakan untuk menganalisa trend kebutuhan persediaan untuk perencanaan persediaan di bulan-bulan yang ramai seperti pada saat Hari Raya.

Untuk mengetahui lebih banyak tentang software JURNAL yang akan memberikan banyak kemudahan pada perusahaan Anda, langsung saja konsultasikan kendala apa yang Anda hadapi kepada konsultan ahli dari Jurnal. Gratis!